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あなたはポンコツ?神? 完璧な【神幹事】になる7のポイントを伝授♡

2020.02.13

飲み会、誕生日会、歓迎会、送別会……など「◯◯会」を円滑に進めていく上で、必要不可欠なのが「幹事」の存在。イベントを円満に終わらせるために、幹事の任務は責任重大! 失敗、つまりポンコツ幹事は許されません。そこでイベントを成功に導き、みんなからも賞賛される神幹事になるための7つのポイントを、神幹事に教えてもらいました! さらに、ポンコツ幹事からのQ&Aにもお答えします。令和スタイルの神幹事に欠かせない神ツールもズバリお届け! マスターしてあなたも最新の神幹事になっちゃいましょう

“令和スタイル神幹事”とは?
さりげない心遣いとホスピタリティを兼ね備え、様々なアプリやツールを駆使しながら無理難題をスマートにこなす幹事のこと。
従来の大変で面倒と思われがちな幹事とは違い、ラクしているのにみんなから尊敬される。これからは苦労を微塵も感じさせない”令和スタイル神幹事”の時代といえるでしょう。

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巷で噂の各大学の神幹事7人に直撃!!

“令和スタイル神幹事”になるための7つの条件

日程調整はスマートに!
幹事が複数の候補日を事前に提示しよう

いざ集まろうとなってもなかなかみんなの予定が合わず日程が決まらない経験ってあるはず。特に参加人数が多くなるほど、日程調整のアンケートに回答しない人とかが出てきて困るよね。そんな日程調整をスマートに行うためには、幹事が複数の候補日を事前に提示してあげるのがベスト!
多くても3候補までにして、その候補日程の中からみんなに調整してもらおう。とにかく一人ひとりの予定をいちいち聞かないことがカギ!

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②お店選びはRETRIPInstagramを駆使しよう

開催日程が決まったら次はお店選び。シチュエーションに合わせたお店のチョイスが重要です。
オススメはRETRIPのグルメ記事。シーンやエリアごとにお店が特集されているので選びやすいよ! RETRIPで気になるお店を見つけたら、Instagramでそのお店の名前をスポットで検索してみよう。過去の投稿からお店の雰囲気やメニューが分かるからとても参考になります!

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コース選びは慎重に!
一人当たりの予算をケアしてあげよう

行きたいお店が決まったら、次はコース選びです。注意しておきたいのが、必ずしもコースを頼んでおけば良いってことではないということ。
お店によってはコースでも量が少なかったり、コスパが良くないところもあるからコース選びは慎重に。
さらに上級者の神幹事は、コースを選ぶ前にお店のメニューを一旦確認するよ。普通に頼んだ方が安く収まる場合もあるから、予約する前にしっかり確認しておこう!

詳細連絡は分かりやすく丁寧に!
一目で分かるように伝えよう

日程とお店が決まったら、いざ詳細連絡を! 実はここが神幹事の見せどころ。みんなに分かりやすく丁寧に、開催日時・お店の詳細・予算の目安などを伝えてあげよう。ここでポイントなのが、一目で分かるように伝えること。グループLINEだとみんなどうしても内容をさらっと読んで見逃しがちだから、長すぎず簡潔な文章で絵文字やスタンプを上手く使って伝えることが重要。LINEの場合は、いつでもすぐに詳細を確認できるように詳細をグループノートに貼っておくと完璧!

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ドタキャン対策は戦略的に!
幹事オリジナルポリシーを作ろう

幹事の仕事で本当に困るのがドタキャン対応。前日や当日のドタキャンはお店に迷惑がかかったり、キャンセル料が発生したりと何かと大変。そこで急なドタキャンを防ぐために、神幹事はオリジナルポリシーをつくって戦略的に対策します!
具体的には、事前に幹事がキャンセル期限を定めてそれ以降はキャンセル料を支払ってもらったり、キャンセル連絡は各自でお店に連絡してもらうなど詳細連絡の時点でキャンセルポリシーについても言及しておくと、急なドタキャン防止に有効的ですよ。

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⑥いよいよ開催当日!
お店までスマートに誘導しよう

いよいよ開催当日。開始の3~4時間前にもう一度詳細の連絡をしよう! ここで重要なのが、迷う人を減らすために、お店の場所が駅の◯改札や◯番出口から近いということを親切に伝えてあげること。そしてみんながお店の住所をコピペして地図アプリですぐに調べられるように、住所だけを書いたメッセージをLINEで送ってあげるのもデキる神幹事の仕事。駅待ち合わせの場合は、何か集合の目印になるものを伝えてあげられるといいかも!

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⑦お会計時の集金こそもっともスマートに!
LINE Payの割り勘機能を使おう

幹事の仕事で特に大変なのが集金作業。この集金作業をいかにスマートかつ的確にこなせるかが腕の見せ所。そこでおすすめしたいのがLINE Payの割り勘機能。面倒でトラブルの多い現金回収ではなくキャッシュレス決済を取り入れるのがオススメです。
LINE Payの割り勘機能はQRコードを読み取るだけで会計に参加できるから超簡単。誰が払ったかもきちんと確認できるのでとても便利!

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ポンコツ幹事から神幹事へのQ&A

 “ポンコツ幹事”とは?
不慣れな部分が目立ち、計画性が低いため手こずりがち。当日はドタキャン者続出、迷子者多数なども発生し、みんなから不平不満を抱かれ「頼りない幹事」というレッテルを貼られてしまった悲しい幹事のこと。

Q1. 返事をくれない人への対処法

なかなか日程調整や参加の有無の返事をくれない人がいるのですが、どう対応すれば良いですか?

ポンコツ幹事
神幹事

幹事からすると、返事をしてくれない人は本当に困りもの。一番効果的な方法はグループLINEでその人のことを名指しでメンションしちゃうこと。これをするとほとんどの人が返事返してくれます。個別LINEで促すのも良いけど、それすらも返事くれなかったりする人もいるから、とりあえず大勢の前でメンションしてあげるのが一番効果的。

Q2. お店の場所選び問題

お店の場所がなかなか決められないです。選ぶ基準とかありますか?

ポンコツ幹事
神幹事

お店選びって本当にハードルが高いですよね。まず最初に幹事が気遣うポイントはお店の立地かな! 出来るだけ参加者のみんなが来やすくて帰りやすい場所で探してみましょう。そういった意味では駅近であったり、最寄駅の終電が比較的遅いところが良いかも。
それともう一つ重要なのが、何料理にするか! 迷ったらみんなにアンケートとったりしてみるのも一つの手だよ。

Q3. 神幹事から見たポンコツ幹事の特徴

神幹事さんから見たポンコツ幹事の特徴を教えてください。

ポンコツ幹事
神幹事

ポンコツ幹事はみんなの意見を聞こうとして惑わされがちかも。デキる幹事は常に2択に絞って攻めています。あとポンコツ幹事は現場で「頑張ってる感」を出し過ぎてるかも。神幹事は全てがさりげなくスマートにできてこそです!

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おさえておきたい!
神幹事のための神ツール

●日程調整には「調整さん」や「LINEスケジュール」

「調整さん」は、Webサイト内でイベントを作成し、概要や候補日程を入力するだけで出欠表が完成する有能なサービス。出欠表のURLを参加者に送り、回答してもらうだけで日程調整ができちゃいます。
「LINEスケジュール」は、LINEアプリ内のスケジュール調整機能。LINEアプリをインストールしていれば、開催したいイベントのスケジュール調整ができます。作成したイベントはLINEのトークルームで共有できるよ!

幹事のための超有能サービス「スマート幹事くん」

「スマート幹事くん」は、ホットペッパーグルメが提供するオンライン予約サービス。希望する日時・場所・人数を登録すると、条件を満たす飲食店からメールが届くようになります。その他にも日程調整や割り勘計算、現在地から二次会のお店を探せる機能など、幹事に嬉しい機能が盛りだくさんです。

盛り上げたい時には「うたドン!」

「うたドン!」は、流れてくる曲を早押しで答えるイントロクイズの無料ゲームアプリ。4万曲以上の曲が収録されているのでどの年代でも楽しめちゃいます! ジャンルも豊富なので、盛り上げたい時は是非使ってみよう!

7つのポイントと神幹事ツールさえおさえておけば、あなたも今日から”令和スタイル神幹事”になれるかも♡
幹事を務める際は是非参考にしてみてね!

Illustration : ningen Text:Rina Umemura(ViVi creator)